Regels voor het geven van reiskostenvergoeding vinden we in de wet en in de cao.

De wettelijke regels*

Eigen vervoer
Als de werknemer gebruik maakt van eigen vervoer, mag de werkgever hem € 0,19 belastingvrij per kilometer geven. Dit geldt voor de enkele reis, ongeacht het vervoermiddel (auto, fiets, lopend), ongeacht ook of het om woon-werkverkeer of ander zakelijk verkeer (“dienstreizen”) gaat.

Openbaar vervoer
Als de werknemer gebruik maakt van het openbaar vervoer, mag de werkgever dit onbelast vergoeden. Onder bepaalde voorwaarden kan de werkgever ook een “ruimere kaart” (trajectkaart, OV-jaarkaart) onbelast vergoeden. De werkgever mag overigens in plaats daarvan ook € 0,19 cent per kilometer geven.

Lease-auto’s
De werknemer die in een “auto van de zaak” rijdt, zal die in de meeste gevallen ook privé gebruiken. Daarom moet hij over 25% van de cataloguswaarde van de auto, loonheffing betalen (de zogenaamde “bijtelling”). Voor schonere auto’s vindt een lagere bijtelling plaats van 20% of slechts 14%. Werkgever regelt vervoer. Als de werknemer in een auto of op een fiets die de werkgever hem ter beschikking heeft gesteld naar het werk gaat, kan hij niet ook € 0,19 per kilometer onbelast vergoed krijgen. Dat geldt alleen bij eigen vervoer.

De cao (en/of bedrijfsregeling)
In veel cao’s en bedrijfsregelingen is afgesproken dat de werknemer recht heeft op reiskostenvergoeding.

* Een afspraak die veel voorkomt is dat de werknemer voor het woon-werkverkeer recht heeft op 0,19 per kilometer. Soms zijn daarbij beperkingen aangebracht. Bijvoorbeeld dat de eerste vijf kilometer niet vergoed worden. Of dat slechts tot aan dertig kilometer vergoed wordt. In veel gevallen staat er expliciet bij dat de € 0,19 geldt voor het gebruik van de eigen auto. Dan kunnen fietsers en voetgangers er geen gebruik van maken.

* Iets anders dat geregeld voorkomt, is dat in de cao een eigen methode staat om de vergoeding van het woon-werkverkeer vast te stellen. Meestal vallen de bedragen dan lager uit dan een vergoeding van € 0,19 per kilometer.

* In veel cao’s komt een aparte afspraak voor over dienstreizen. Meestal ligt de vergoeding daarvoor hoger dan € 0,19. Over het meerdere moet de werknemer dan belasting betalen.

* Voor het gebruik van het openbaar vervoer is een veel voorkomende afspraak dat de werkelijke kosten worden vergoed. Soms met uitzondering van de eerste vijf kilometer of tot aan een bepaalde grens.

* De reiskostenvergoeding voor het woon-werkverkeer wordt meestal als vast bedrag per maand gegeven. De vergoeding voor dienstreizen meestal op declaratiebasis (“bonnetjes”).

Wisselwerking tussen wet en de cao
Er bestaat geen wettelijk recht op reiskostenvergoeding. Dus de regeling in de cao geldt.

Combinaties
Met enige creativiteit zijn soms onvermoede combinaties van vervoerssoorten te maken. Denk aan het reizen met de auto naar het dichtstbijzijnde station, vandaar uit met de trein, en het laatste stukje met de OV-fiets. Op ieder onderdeel van de reis zijn dan de fiscale regels toepasbaar!

*Disclaimer: de details van de fiscale regels zijn complex en omvangrijk. Vollediger dan wij hier kunnen zijn, is de brochure 'Fiscale Regelingen Mobiliteit' van de Taskforce Mobiliteitsmanagement, hier te downloaden.