Veel voordelen, dus, maar zijn er ook schaduwzijden aan de fietsregeling? Een paar lichte nadelen, en die hangen samen met de regelgeving. De fiscale regels stellen dat de fiets op minimaal de helft van de werkdagen voor het woon-werkverkeer gebruikt moet worden. In een aantal gevallen gaat dat niet: denk aan de werknemer die geacht wordt met de bedrijfsauto naar het werk te gaan en vandaar uit naar klanten rijdt. Die werknemers vallen buiten de gewaardeerde regeling.

Soms ook beperken cao-regels of bedrijfsregels de mogelijkheid de fiets te gebruiken. Bijvoorbeeld als de berijders van lease-auto’s van andere reiskostenvergoedingen (zoals voor de trein en de fiets) geen gebruik kunnen maken.

De fiscale fiets in de praktijk
In de praktijk zijn er twee varianten van de fietsregeling die veel voorkomen.

Variant 1
De eerste variant is dat de werknemer de fiets koopt en de rekening door de fietsenhandelaar naar zijn werkgever laat sturen. De werkgever geeft vervolgens de financiële afdeling opdracht om het bedrag dat de fiets kostte af te trekken van het brutoloon van de werknemer.

Variant 1 heeft een aantal subvarianten. De belangrijkste daarvan is, dat in de onderneming een regeling bestaat dat de werknemer, behalve met zijn brutoloon, ook kan betalen met andere middelen. Met ADV-dagen, bijvoorbeeld. Of overwerktoeslag, of extra vakantiedagen.

Variant 2
De tweede variant begint net als variant 1. De werknemer koopt de fiets en laat de rekening naar de werkgever sturen. Alleen verrekent de werkgever de kosten niet met het loon van de werknemer. De werknemer krijgt de fiets dus kado van de werkgever. Daar heeft de werkgever een aantal fiscale voordelen bij. Zo mag hij de kosten van de fiets ten laste van de winst brengen. Deze variant komt aanzienlijk minder voor dan variant 1.

In de praktijk van alledag kan de werknemer bij beide varianten ook een duurdere fiets kopen. De fietsenmaker zet dan ofwel €749,00 op de rekening en de werknemer betaalt het meerbedrag aan hem, ofwel de fietsenmaker stuurt de hele rekening naar de werkgever en die verrekent het meerbedrag met het nettoloon van de werknemer.

Een à la carte systeem
Om het mogelijk te maken om een fiets (deels) met vakantiedagen, ADV-dagen of toeslagen te betalen, is het nodig dat binnen de onderneming een à la carte systeem van arbeidsvoorwaarden bestaat. (Dit wordt ook wel keuzesysteem arbeidsvoorwaarden of cafetariamodel genoemd.) De gedachte achter een dergelijk systeem is eenvoudig. Iedere werknemer krijgt een standaardpakket aan arbeidsvoorwaarden. Als de werknemer niets doet, blijft dat pakket zoals het is. Maar de werknemer krijgt de gelegenheid om delen van zijn arbeidsvoorwaarden te ruilen tegen andere. De elementen die je inzet noem je “bronnen”, wat je ervoor terugkrijgt noem je “doelen”. Bijvoorbeeld: je ruilt een vakantiedag van acht uur (bron) tegen acht bruto-uurlonen (doel). Bronnen kunnen zijn: het loon, ADV-dagen, extra (“bovenwettelijke”) vakantiedagen, overwerktoeslag etc. Doelen kunnen zijn: extra pensioenpremie, storting in de levensloopregeling, extra ADV-dagen etc. Door in het à la carte systeem van de fietsregeling een “doel” te maken, kun je betalen met de “bronnen”.